Jděte cestou správné elektronické fakturace

Posíláte či dostáváte faktury ve formátu PDF?

 

Záporně na tuto otázku odpoví dnes již málokdo. PDFko se v našich krajích běžně používá jako náhrada tištěné faktury již řadu let, a to navzdory ne zcela průkaznému legislativnímu souladu. Podle výsledků studie AIIM,organizace zabývající se výzkumy v oblasti IT, PDF faktury zjednodušují procesy související s fakturováním, šetří náklady na poštovné a až šestkrát zrychlují odezvu zákazníka, zaměstnance i ostatních uživatelů. Jedná se o podstatné benefity, které však bohužel zůstávají pouze na straně výstavce. 

 

Příjemce je naopak touto fakturou do značné míry znevýhodněn.  Podle stejného výzkumu 77 procent odběratelů PDF fakturu tiskne, 16 procent z nich fakturu znovu skenuje a paradoxně opět ukládá ve formátu PDF a zhruba desetina uživatelů vytiskne fakturu hned několikrát, například z důvodu archivace. 

 

• Průzkum: Využití elektronické fakturace v ČR 

 

Motivy elektronické fakturace

 

Přitom hlavním důvodem, proč se vydat na cestu elektronické fakturace, jsou právě úspory nákladů v rámci celého dodavatelsko-odběratelského řetězce. Ty spočívají hlavně v plné automatizaci celého procesu od vystavení faktury dodavatelem až po její zpracování ze strany odběratele. Tedy snížení časové náročnosti, zkvalitnění peněžních toků, odstranění chybovosti a omezení potřeby lidských zdrojů. Jenom hrubé náklady se v této souvislosti odhadují na 25,- Kč na jednu fakturu.

 

Pro zajímavost uveďme, že Evropská komise spočítala, že při plnohodném přechodu na e-faktury dojde v průběhu příštích šesti let v rámci Evropské unie k úsporám v hodnotě 240 miliard EUR. Čísla ukazující na tuzemsko pak v souvislosti s pomalejším náběhem hovoří o úsporách zhruba 0,5 mld. Kč v letošním roce a až 23 mld. Kč v roce 2018. 

 

Ať jsou tedy vaše pohnutky jakékoliv, chcete uspořit jenom jako výstavce ci pojmout celý proces komplexně, přechod z papíru na nuly a jedničky se vyplatí takřka vždy. Na co je třeba dát si pozor a jak správně postupovat?

 

Dodržte legislativní soulad

 

Na prvním místě je třeba zmínit legislativní soulad celého procesu. Současná právní úprava stanovuje povinnost, aby faktury přesně zachycovaly skutečná dodání zboží či poskytnutí služeb. Proto vyžaduje, aby byly zajištěny tři vlastnosti každého daňového dokladu: věrohodnost původu faktur, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost, a to od okamžiku vystavení až do konce doby uchování. 

 

Pokud pomineme zřejmou podmínku čitelnosti, tak zbývající zákonné povinnosti můžeme zajistit tzv. spolehlivou auditní stopou, což v praxi znamená párování s řadou dalších, typicky papírových dokladů, tedy vazbou na smlouvu, objednávku, dodací list a doklad o platbě. To je však často velmi pracně realizované v praxi a při větším počtu dokladů také administrativně náročné.

 

Ve většině případů je mnohem snazší a efektivnější vrátit se ke kořenům a spolehnout se na dobře známý a osvědčený elektronický podpis. Ostatně i stávající znění zákona o archivnictví stanoví, že pokud je dokument v digitální podobě podepsán uznávaným elektronickým podpisem, ke kterému je v okamžiku podpisu či za jeho platnosti připojeno kvalifikované časové razítko, považuje se takový dokument za pravý. Důležité je zde nezapomenout právě na časové razítko, které umožňí prokázat existenci dokumentu v čase, a kdy byl dokument podepsán elektronickým podpisem. Nepřipojí-li časové razítko odesílatel, měl by tak učinit příjemce.

 

Lednovou novelou je také změněn význam souhlasu s elektronickou fakturací, který je rozšířen pro veškeré „použití“ elektronického daňového dokladu. To zahrnuje nejen jeho vystavení, ale i předání nebo zpřístupnění, včetně uchování po celou zákonem stanovenou dobu.

 

Pokud tedy máte starší souhlas odběratele se „zasíláním“ faktur, je vhodné opatřit si tento nový. Ostatně nutnost nového souhlasu může být i zajímavou příležitostí, jak oslovit zákazníky doposud trvající na listinné podobě a motivovat je právě k přechodu na elektronickou fakturu. Je pak na individuálním zvážení, zda volit pozitivní formu například ve formě bonusů, skont, slev nebo naopak zavést poplatky za papírové faktury.

 

Vazby mezi doklady a strojové zpracování

 

Ovšem tím z hlediska podnikatele nejdůležitějším je pochopení principů, ze kterých úspory elektronické fakturace pramení. PDF faktura může být první a zkušební krok k odstranění papíru, ale sama o sobě přináší pouze malou část možných. Plnohodnotná elektronická faktura je taková, kde jsou data automatizovaně přenesena do podnikového či účetního systému protistrany, kde jsou opět strojově zpracována se všemi spjatými výhodami. Tedy prostřednictvím faktury zaslané ve formátu strukturovaných dat. 

 

V České republice jsou přitom nejvíce rozšířeny dva  způsoby, které strukturovanou výměnu dat s větším počtem partnerů umožňují, a těmi jsou EDI komunikace a využití formátu ISDOC. EDI má přitom výhodu, že umožňuje elektronizaci i veškerých dalších obchodních dokladů a tak celý efekt znásobit. Standard EDIFACT, coby nejpoužívanější způsob realizace obchodních transakcí na světě, totiž pokrývá více než 40 různých typů obchodních dokladů, přičemž v praxi se v České republice využívá více než 15 z nich (nejčastěji objednávky, dodací listy, příjemky apod.). Lze tak efektivně a zcela automatizovaně řešit veškerou obchodní dokumentaci, nikoliv pouze fakturaci. 

 

Jak začít správně elektronicky fakturovat?

 

Pokud je objem vašich faktur malý, neplánujete elektronizovat žádné další doklady a stačí vám ušetřit za poštovné, můžete začít právě s PDF. Nezapomeňte však na dodržení legislativního souladu, tedy opatření souhlasu s použitím faktury a zajištění spolehlivé auditní stopy, resp. opatření faktury elektronickým podpisem.

Důležitý je správný způsob zasílání faktur, v tomto případě nejčastěji emailem. Tedy důsledná kontrola doručovacích adres a to jak z hlediska jejich určení na straně příjemce, tak z hlediska samotné syntaxe. Ověřte, že vaše faktury nepadají do složky nevyžádané pošty a jsou opravdu adresáty otevírány. Jedině tak jim zajistíte lepší osud než klasické zaslání poštou.

 

V případě, že máte faktur hodně, myslíte to s úsporami opravdu vážně, plánujete další návazné procesy a zejména se nechcete o tyto záležitosti neustále starat, je vhodné obrátit se s požadavkem na nastavení elektronické  fakturace a propojení protistran na některého z poskytovatelů služeb eletkronické fakturace. Nabízejí totiž celé řešení prostřednictvím hojně rozšířeného obchodního modelu software jako služba, kdy není třeba řešit žádné technické či lidské zdroje a dokonce ani poměrně časté legislativní změny. Kromě toho nabízejí i důvěryhodnou dlouhodobou elektronickou archivaci při doložení logik zabezpečujících autenticitu, integritu a čitelnost dat po celou dobu jejich zákonem předepsané lhůty uchovávání.

 

Je však třeba mít na zřeteli, že v ČR neexistuje žádná státem garantovaná akreditace a atest systémů pro nakládání a archivaci elektronických dokumentů. Je proto velmi vhodné, zvláště v souvislosti se současným boomem podobných nabídek, využívat pouze služeb auditem a referencemi prověřených poskytovatelů, kteří zajistí soulad s právními předpisy a standardy pro bezpečné uchování dokladů po celou zákonnou lhůtu. Možným měřítkem může být i počet odbavených faktur či jiných dokladů. Pro ilustraci služeb největšího tuzemského konsolidačního centra pro elektronickou výměnu dokumentů Orion EDI využívá na tisíc firemních zákazníků, jimž každý měsíc přenese na tisíce protistran více než dva miliony strukturovaných zpráv a dokladů.