[quote]Vstup velkého ukladatele do okruhu zákazníků poskytovatele logistických služeb je téměř vždy spojený s jeho specifickými požadavky na šíři poskytovaných služeb. Změny s tím spojené se často týkají rozložení skladu, skladových procesů, reportingů a mnohdy jsou spojeny i s investicemi do technického vybavení a personálního obsazení skladu. Klíčová je pak systémová integrace mezi systémem ukladatele a systémem poskytovatele logistických služeb. Jelikož se přenos dat prakticky vždy přizpůsobuje standardům ukladatele, úpravy jsou prováděny především na straně poskytovatele. Nelze tedy počítat s využitím standardního interface WMS systému, který je určen především pro menší ukladatele.[/quote]
Úspěšná implementace znamená významný krok v rozvoji firmy a posílení její stability, na druhou stranu nezvládnutí takového projektu může pro menší firmy znamenat citelné problémy.
Hlavním předpokladem úspěchu je dobrá interní příprava na straně poskytovatele. Především se jedná o důkladnou analýzu toho, jak budou nastavené procesy, jaké budou ukladatelem požadované služby, jaká je povaha skladovaného zboží, jeho sezonnost a obrátkovost, jaké budou požadovány reportingy apod. Cílem je získat důkladný přehled o požadavcích a nárocích nového ukladatele, které budou mít dopad na skladové procesy i na materiální a lidské zdroje ve skladu. Všechny takové změny je samozřejmě nutné promítnout i do informačního systému. Poskytovatel si ne vždy uvědomuje, že se může jednat o proces trvající i několik měsíců a že po celou tuto dobu implementace změn významně ovlivňuje život ve firmě. Mimo jiné tím, že část zaměstnanců se na uskutečňovaných změnách musí ve značné míře podílet, přičemž velice často zároveň plní i své běžné každodenní úkoly. Vysoká míra součinnosti všech zúčastněných je přitom základem úspěchu celého projektu.
Při implementaci velkého ukladatele do WMS poskytovatele je vhodné uplatnit zásady projektového řízení. Každá ze zúčastněných stran projektu stanoví svého vedoucího projektu, který by měl být organizačně schopný, vybavený potřebnými kompetencemi a musí mít vyčleněný dostatečný časový prostor pro svou práci. Vedoucí projektu jsou odpovědní za vzájemnou součinnost, slaďují interní (mnohdy protichůdné) požadavky na úpravy a jejich řešení, hlídají stanovené termíny a především jsou v neustálém vzájemném kontaktu, aby nedocházelo ke zbytečným nepochopením a nedorozuměním. Bývá dobrým zvykem dohodnout předem komunikační matici a také postup pro případné změnové řízení.
Klíčovým okamžikem při uskutečňovaných změnách je zpracování studie proveditelnosti, podle které následně probíhá vlastní realizace. Jedná se o náročnou fázi, která zahrnuje řadu podrobných konzultací mezi poskytovatelem, ukladatelem a IT dodavatelem WMS, během kterých se precizuje každá jednotlivá oblast implementace. Tuto fázi projektu v žádném případě nelze podceňovat. Dojde-li zde k nějakým omylům či opomenutím, projeví se to v další realizaci změnami zadání, prodlužováním termínů a v konečném důsledku v prodražení celého projektu. Bohužel poměrně často dochází k tomu, že ukladatel nebo poskytovatel nesdělí dodavateli IT včas vše potřebné, a teprve v průběhu implementace doplňují zásadní informace. To je samozřejmě problém. V tomto případě by se ale také měla projevit zkušenost dodavatele IT, který by měl umět partnery pozorně vyslechnout a jejich požadavky zanalyzovat včetně dopadů do stávajících procesů ve skladu. Dodavatel IT by měl v této fázi seznamovat partnery s možnostmi, které v jednotlivých analyzovaných oblastech poskytuje aktuální verze informačního systému, aby bylo možno dosáhnout přijatelných výsledků co nejjednodušeji a s co nejmenšími náklady.
Výsledná studie by měla obsahovat podrobný popis procesů obsluhy nového ukladatele, ukladatelem požadovaných služeb, reportů a dohodnutých systémových propojení (interface) a návrhu jak bude tento proces a požadavky promítnuty do informačního systému. Další důležitou součástí studie je podrobný a reálný harmonogram prací rozdělený do funkčních etap. Zde je potřeba pamatovat na dostatečný prostor pro testování provedených úprav (dle dohodnuté metodiky testování) a také na zaškolení pracovníků na nové procesy. Zvláště, jestliže přicházejí noví pracovníci, je potřeba je před spuštěním ostrého provozu důkladně proškolit, jinak se poskytovatel při prvním náporu vystavuje riziku zmatku a vysoké chybovosti. V této souvislosti je rovněž dobré stanovit rizika projektu a způsoby jejich eliminace. Studie by měla obsahovat i případné požadavky na změny týkající se HW vybavení a IT infrastruktury.
Studie proveditelnosti je pro zúčastněné strany závazný dokument, který popisuje rozsah implementace a je proto nutné věnovat jí maximální pozornost. Případné změny v zadání by pak už měly být řešeny v rámci změnového řízení. V praxi jsou však mnohdy změny, ve snaze zajistit požadavky ukladatele, prováděny za provozu bez hlubší analýzy, což následně způsobuje problémy v provozu a prodražuje celý projekt.
K důležitým fázím implementace patří testování jednotlivých nasazovaných změn i upraveného systému jako celku. Pro tyto účely je vhodné mít k dispozici testovací verzi WMS, na které lze nasazované změny testovat bez rizika ohrožení „ostrého“ provozního systému. Na testování se podílí především dodavatel IT s pověřenými pracovníky poskytovatele, v případě vzájemně přenášených dat je nezbytná i součinnost ukladatele.
V kostce řečeno, důkladná analýza požadavků ukladatele, správná organizace projektu s vyčleněním nezbytných zdrojů lidských, technických i časových, pečlivě zpracovaná studie proveditelnosti, poctivé testování nasazovaných změn a na tyto změny následně dostatečně proškolená obsluha jsou předpokladem pro hladké zvládnutí i náročného ukladatele.
Vlastimil Kožej
obchodní ředitel divize TSL
OLTIS Group, a.s.
